أصبح الهاتف الذكي الآن أكثر من مجرد جهاز لعمل المكالمات أو تصفح الإنترنت. اتفهمني، هو تحول إلى أداة حيوية تسهل على القادة والمديرين إدارة أعمالهم والتواصل مع فرقهم بكفاءة عالية، أينما كانوا وفي أي وقت. ومع وجود المزيد من التطبيقات والخدمات الرقمية التي تتطور بشكل يومي، صار بإمكانك تنظيم مهامك، ومتابعة الاجتماعات، وحتى إرسال التحديثات العاجلة، وكل ذلك بضغط زر واحد.
دعني أشاركك خمس خطوات لتحويل هاتفك الذكي إلى أداة فعّالة كقائد وذلك مع فريق العمل.
1) استغلال التطبيقات المتوفرة
الهواتف الذكية مليئة بالتطبيقات التي تساعد في ترتيب العمل وإدارة المهام والتواصل مع أعضاء الفريق من أي مكان. يمكنك، على سبيل المثال، استخدام Google Drive للمشاركة في الملفات وإدارتها، وGoogle Calendar للجدول الزمني للاجتماعات، وWunderlist لتنظيم المهام، وأيضًا HipChat لتحفيز التواصل الجيد بين أعضاء الفريق.
2) إخطار الفريق بالمتغيرات عبر الرسائل الجماعية
كثير من الأحيان، تحتاج كقائد إلى إبلاغ فريقك بأخبار مهمة بسرعة، سواء كانت تحديثات عاجلة أو معلومات عن سير العمل. لذلك، الرسائل الجماعية تعتبر وسيلة فعالة لذلك. يمكنك إنشاء مجموعات مثل مجموعة الفريق بأكملها أو مجموعات الأقسام المختلفة، لتتمكن من إرسال الرسائل لكل المعنيين بكل سهولة وفي وقت واحد.
3) استخدام المكالمات الصوتية لتعزيز الروابط الشخصية
رغم أن الرسائل النصية سريعة وسهلة، إلا أن المكالمات الصوتية تترك أثراً أكبر في بعض الحالات. هي تعكس اهتمامك بالطرف الآخر. لذا، من الأفضل استخدام المكالمات الهاتفية في تقديم الدعم المعنوي أو تهنئة شخص بمناسبة خاصة أو حتى لمناقشة مواضيع تستدعي التفاعل المباشر.
4) إجراء الاجتماعات العاجلة من خلال المكالمات الجماعية
توجد أحياناً ظروف تتطلب اتخاذ قرارات سريعة أو التشاور مع عدة أفراد من الفريق في نفس الوقت، خصوصاً خلال السفر أو العمل عن بُعد. هنا تأتي المكالمات الجماعية كحل مناسب لعقد اجتماعات عاجلة، مما يسرّع من قراراتك ويضمن سير العمل بشكل أكثر سلاسة.
5) التركيز على التواصل المباشر
التواصل وجهًا لوجه يعتبر من أفضل وسائل التواصل، لذلك من المهم أن تعطيه الأولوية في المحادثات المهمة. وإذا تلقيت مكالمة أثناء حديثك مع شخص آخر، من الأفضل أن تؤجل الرد إلا إذا كانت هناك ضرورة ملحة، ولا تنسَ أن تستأذن قبل مقاطعة الحوار، فهذا يحافظ على الاحترام المتبادل وجودة الاتصال.
